個人情報保護方針

当社は、不動産業を営む事業者として、個人情報の保護に関する法律、個人情報保護委員会のガイドラインおよび国土交通省「不動産業における個人情報保護法のガイドライン」を遵守いたします。

お客様からお預かりする個人情報は、業務上必要な範囲において、正確かつ適切に取り扱います。

当社は、個人情報保護管理者を設置し、個人情報の適正な取扱いと保護のための体制を整備するとともに、本方針および関連規程を継続的に見直し、改善に努めます。

本方針において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます）、または個人識別符号が含まれるものをいいます。

本方針において用いる「個人情報」「保有個人データ」「個人データ」その他の用語については、個人情報の保護に関する法律の定義に従います。

当社は、個人情報を取得するにあたり、以下のとおり適正に取り扱います。

• 業務上必要な範囲において、適正かつ公正な手段により個人情報を取得します。
• 個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を公表または通知のうえ取得します。
• 当社のWEBサイト画面を含む書面等により直接お客様から個人情報を取得する場合は、利用目的を明示します。
• 偽りその他不正の手段により個人情報を取得することはいたしません。

当社は、取得した個人情報を以下の利用目的の範囲内で利用いたします。

1. お問い合わせ・ご相談への対応および回答のため
2. 賃貸物件の紹介、媒介、契約、更新、解約に関する手続きおよび関連業務のため
3. 売買物件の紹介、媒介、契約、登記手続きの補助に関する業務のため
4. 賃貸物件管理業務（家主様・入居者様への連絡、苦情対応、修繕手配等）のため
5. 賃料および管理費の収納、家主様への送金業務のため
6. 居住支援法人（栃木県指定第11号）としての各種相談対応および関連業務のため
7. 求人応募者の選考および採用関連業務のため
8. 各種ご相談（相続、収益物件、空家活用等）への対応のため
9. 当社サービスのご案内、メールマガジン等の配信のため（同意いただいたお客様に限ります）
10. 電話応対品質の向上を目的とした通話内容の確認のため
11. 上記利用目的に付随する業務のため

当社は、お客様の同意がある場合を除き、上記の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用いたしません。利用目的を変更する場合は、変更後の利用目的を公表または通知いたします。

当社は、お客様からお預かりした個人情報を、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはいたしません。ただし、以下の場合はこの限りではありません。

• お客様の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、業務の一部を外部に委託し、委託先に個人情報を預託する場合があります。

委託先の選定にあたっては、個人情報を適切に取り扱う体制を有していることを確認いたします。また、委託先との間で個人情報の安全管理に関する契約を締結し、委託先における個人情報の取扱状況について適切な監督を行います。

主な委託業務は以下のとおりです。

• システムの開発・運用・保守業務
• Webサイトの構築・運営に関する業務
• 印刷物の作成および郵便物の発送業務
• 各種決済処理に関する業務
• その他、当社の業務遂行に必要な業務

当社が利用するクラウドサービスや業務委託先のサーバーが、外国に所在する場合があります。

当社は、外国にある第三者に個人データを提供する場合、お客様の事前の同意を得るか、または個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備した第三者に対してのみ提供いたします。

お客様の同意に基づいて外国にある第三者に個人データを提供する場合は、提供先の国の名称、当該国における個人情報の保護に関する制度、および提供先が講ずる個人情報保護のための措置等について、必要な情報を提供いたします。

当社は、お預かりした個人情報への不当なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

(1) 組織的安全管理措置

• 個人情報保護管理者を設置し、責任体制を明確化します。
• 個人情報取扱規程を整備し、定期的に見直しを行います。
• 個人情報の取扱状況について、定期的に点検および監査を実施します。

(2) 人的安全管理措置

• 従業員に対し、個人情報保護に関する定期的な研修および教育を実施します。
• 従業員との間で、秘密保持に関する誓約書を取得します。
• 個人情報の取扱いに関する従業員の役割および責任を明確化します。

(3) 物理的安全管理措置

• 個人情報を取り扱う区域への入退室を管理します。
• 個人情報を含む書類および電子媒体は、施錠可能な場所に保管します。
• 機器、電子媒体、書類等の盗難および紛失を防止するための対策を講じます。

(4) 技術的安全管理措置

• アクセス制御を実施し、不正アクセスを防止します。
• SSL/TLSによる通信の暗号化を実施します。
• ウイルス対策ソフト等による不正プログラム対策を実施します。
• 個人データの取得、更新等に関する記録を保存します。

(5) 外的環境の把握

• 外国においてお客様の個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

当社は、利用目的の達成に必要な期間に限り個人情報を保有し、不要となった個人情報は遅滞なく消去いたします。

具体的な保有期間は以下のとおりです。

※ 法令上保存義務が定められているものについては、当該法令で定める期間保有いたします。

当社が保有する個人データについて、お客様ご本人またはその代理人から以下の請求があった場合、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関係法令に従い、遅滞なく対応いたします。

• 利用目的の通知
• 個人データの開示(電磁的記録による提供を含みます)
• 個人データの内容の訂正、追加または削除
• 個人データの利用の停止または消去
• 第三者への提供の停止
• 第三者提供記録の開示

請求を受け付けた際は、ご本人またはその代理人であることを確認させていただいた上で、当社所定の手続きおよび内規に従って対応いたします。ご本人確認のために、運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード(個人番号部分を除く)等の書類のご提示をお願いする場合があります。

個人情報保護法その他の法令で定められた事由により、ご請求にお応えできない場合があります。その場合は、お客様に対しその理由をご説明いたします。

開示請求等のお手続きは、原則として無料で受け付けいたします。ただし、書面の郵送等にかかる実費については、お客様にご負担いただく場合があります。

具体的な請求方法および必要書類につきましては、本ポリシー末尾「17. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。

クッキー(Cookie)とは、Webサイトを訪問された際に、お客様のブラウザに保存される小さなデータファイルです。

当社Webサイトでは、サイトの利便性向上およびアクセス解析のためにクッキーを利用することがあります。

当社における主なクッキーの利用例は以下のとおりです。

• お客様の操作履歴・閲覧履歴の保存(次回ご訪問時の利便性向上のため)
• アクセス解析ツール(Google Analytics等)による統計情報の収集
• お問い合わせフォーム等における入力状態の一時保存
• サイト内検索条件・絞り込み条件の一時保存

当社が利用するクッキーには、お客様個人を特定する情報は含まれておりません。

ブラウザの設定により、クッキーの受け取りを拒否することができますが、その場合、当サイトの一部機能(物件のお気に入り保存、フォーム入力補助等)がご利用いただけない場合があります。

クッキーの設定方法については、各ブラウザのヘルプをご参照ください。

当社Webサイトでは、アクセスされた方の情報をアクセスログとして記録しています。

アクセスログに記録される主な内容は以下のとおりです。

• アクセス元のIPアドレスおよびドメイン名
• ご利用のブラウザの種類およびOS情報
• アクセス日時
• 参照元URL(リンク元ページのURL)
• 閲覧されたページのURL

アクセスログには、お客様個人を特定する情報は含まれておりません。

アクセスログは、以下の目的で利用いたします。

• Webサイトの管理・運営および保守
• 利用状況の統計処理およびサービス品質の改善
• 不正アクセスの検知および防止

当社Webサイトには、第三者が運営する外部サイトへのリンクが含まれることがあります。

外部サイトにおける個人情報の取扱いにつきましては、当社は責任を負いかねます。

外部サイトをご利用の際は、当該サイトのプライバシーポリシーおよび利用規約をご確認いただきますようお願いいたします。

なお、当社Webサイトから外部サイトへリンクしている場合であっても、当社がリンク先のサイトの内容や運営方針を保証するものではありません。

当社は、お客様からの着信履歴、および通話内容について、録音を含めた記録を保存しています。

これらの記録は、以下の目的で利用いたします。

• お問い合わせ内容の正確な把握
• 応対品質の向上および従業員教育
• お客様と当社との間のトラブル防止および事実確認
• 不動産取引に関するご相談内容の記録および確認

保存した通話録音および着信記録は、本プライバシーポリシーに基づき適切に管理いたします。

通話録音の取扱いに関するご質問は、「17. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。

当社は、個人情報の取扱いに関し、以下の法令・ガイドライン等を遵守いたします。

• 個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)および同法施行令・施行規則
• 個人情報保護委員会が定める各種ガイドライン
• 国土交通省「不動産業における個人情報保護法ガイドライン」
• 宅地建物取引業法その他不動産業務に関連する法令
• その他、当社の事業活動に関連する各種法令・規範

法令改正等に応じて、本方針および社内規程を継続的に見直してまいります。

当社は、法令の改正、社会情勢の変化、業務内容の変更、技術環境の進展等に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。

改定を行った場合、当社Webサイト上で速やかに公表いたします。改定後の本プライバシーポリシーは、当社Webサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。

重要な変更を行う場合は、お客様に対し別途お知らせする場合があります。

お客様におかれましては、定期的に本プライバシーポリシーをご確認いただきますようお願いいたします。

個人情報の取扱いに関するご質問、開示・訂正・利用停止・削除等のご請求、その他のお問い合わせは、下記までご連絡ください。